Pop3 mail hesabı kurulu bir outlook adresi üzerinde aksi bir ayar yapılmadıysa maillerin tümünü sunucudan bilgisayarınıza indirir. Aynı mail adresinin bir den fazla makinede kurulmasında yada maillerin indirildiği bilgisayarda bir sorun olması ihtimaline karşı maillerin bir kopyasını sunucuda bırakabiliriz. Bu işlem için ÖRN Outlook Express Araçlar / Hesaplar / Posta  sekmesinden / Özellikler  / Gelişmiş  (sayfanın en altında) iletilerin bir kopyasını sunucuda bırak seçeneğini aktif etmemiz gerek. Diğer seçenekler ile  belirli bir gün sonra maillerin otomatik silinmesi sağlayabilirz yada outtlok’ta silinen öğeler bölümünden kaldırıldığında sunucudan da silinmesini sağlayabiliriz.